Los responsables del impuesto son aquellos que se dedican a la comercialización de bienes o a la prestación de servicios, así como quienes realizan operaciones de juegos de azar y los que comercializan activos intangibles asociados a propiedad industrial.
La responsabilidad del impuesto abarca en igual medida a las entidades públicas, así como las empresas industriales y comerciales del Estado que realicen cualquiera de esas actividades.
Así las cosas, es preciso tener en cuenta que el responsable es el sujeto pasivo de derecho, pues no solamente recauda el IVA, sino que también tiene obligaciones de diversa índole, a pesar de que el responsable no es quien propiamente paga, pues la carga económica del impuesto es asumida por el usuario final que adquiere los bienes o servicios.
A continuación, enunciamos las siguientes obligaciones, que están a cargo de los responsables:
- Recaudo del impuesto en las operaciones gravadas
- Pago del impuesto
Quienes son responsables del IVA
El Estatuto Tributario señala quienes son los responsables del impuesto, los cuales principalmente realizan actividades mercantiles descritas en su artículo 437, así:
- Los comerciantes en la venta de bienes: Los comerciantes por excelencia, son responsables del impuesto y están en la obligación de recaudarlo al momento de cerrar la venta. Su obligación es aplicable en todas las fases de comercialización, por lo que estaría involucrando a los proveedores, comercializadores y distribuidores.
- Los prestadores de servicios: Al igual que los comerciantes, los prestadores de servicios están en la obligación de recaudar el IVA en el caso de prestar un servicio gravado.
- Los importadores: Son los sujetos pasivos en las importaciones, partiendo de la premisa que el país de consumo es el que cobra el impuesto; por tanto, en dichas operaciones, el importador será responsable del impuesto, sin importar si adquiere los bienes para su propio uso, o bien busca comercializarlos.
- Operadores de juegos de suerte y azar: En este caso, la responsabilidad recae sobre el operador del juego correspondiente.
Registro de los Responsables
Anteriormente existían dos (2) regímenes con los que se clasificaban a los responsables, a partir de lo cual se definía si estaban o no sujetos a este tributo. Estos solían ser los Regímenes Común y Simplificado.
La Ley de Financiamiento cambió la denominación de dichos regímenes, reemplazándolos con la denominación de Responsables y No Responsables.
Los que son catalogados como responsables deben mantener actualizado el registro, en especial en los casos donde reporten un cambio en la actividad económica.
En principio, todos los que realicen el hecho generador del IVA están obligados a registrarse como responsable, exceptuando a quienes reúnan las siguientes condiciones:
- Que en el año gravable inmediatamente anterior o en curso, hayan obtenido ingresos menores a tres mil quinientas (3.500) UVT.
- Que no posean más de un establecimiento de comercio, oficina, local o sede de negocios. Además, no deben dedicarse a actividades bajo franquicia, concesión, regalía o cualquiera otra relacionada con la explotación de intangibles.
- Que no sean usuarios aduaneros.
- Que en el año gravable inmediatamente anterior o en curso, no hayan celebrado contrataciones mayores a tres mil quinientas (3.500) UVT.
- Que en el año gravable inmediatamente anterior o en curso, las consignaciones bancarias sean menores a tres mil quinientas (3.500) UVT.
- En el caso de prestarse servicios a través de contratación estatal, el límite en esos casos será de cuatro mil (4.000) UVT.
La Ley de Crecimiento añadió otro escenario de no responsabilidad, y guarda relación con los inscritos al Régimen Simple solamente si se trata de pequeñas tiendas, minimercados, micromercados y peluquerías.
Los responsables pueden solicitar el cambio de régimen cuando al cabo de un año cumplan los requisitos para no ser responsables. Con todo, la DIAN puede desconocer las operaciones si estas son fraudulentas, con lo cual un no responsable pasa a ser reclasificado como responsable.
Adicionalmente, un no responsable puede ser reclasificado de forma oficiosa como responsable si la DIAN encuentra información objetiva de que no cumple la totalidad de los requisitos para no pertenecer al régimen. En este caso, la decisión de reclasificar no admite recursos.
Atribuciones y obligaciones de los responsables del IVA
- Determinación del impuesto: Los Responsables tienen la autorización para recaudar el IVA en las operaciones gravadas, para lo cual se pueden valer de cualquiera de estos criterios: (i) el cierre de la transacción, (ii) facturas, (iii) comprobantes o (iv) certificaciones.
- Cálculo del IVA: El cálculo del IVA tiene en cuenta las diferentes operaciones realizadas, las cuales pueden ser de naturaleza débito o crédito. Al respecto, las operaciones de crédito son aquellas que reportan ingresos, mientras que en las operaciones débito está lo relacionado con las compras realizadas. Con todo, del IVA generado por las operaciones de crédito (ingresos) se restan los impuestos descontables (Compras, con excepción de las de activos fijos, ya que el IVA se registra como mayor valor de éste), dando como resultado el total a pagar, momento en que se vuelve un pasivo a favor del Estado, a menos que el valor del impuesto descontable supere al impuesto generado, dando en ese caso un saldo a favor.
- Obligaciones de los Responsables: Sus responsabilidades serán las siguiente:
- Inscribirse en el RUT antes de iniciar actividades, o al reportar novedades.
- Facturar y discriminar las facturas en los términos previstos en las normas tributarias.
- Llevar la contabilidad, donde se contemple el IVA y las otras cuentas contables que se deban manejar para este efecto.
- Declarar y pagar el impuesto en forma periódica. Si se presentan saldos saldos a favor, tales declaraciones deberán contar con la firma de revisor fiscal o contador público.
- Practicar la retención en la fuente en los casos determinados por las normas tributarias. Asimismo, dichas retenciones deben ser certificadas.
- Conservar los documentos relacionados con la contabilidad y sus respectivos soportes.
- Cancelar o modificar el RUT en caso de cese de actividades.
- Realizar la devolución de las retenciones practicadas en caso de ser efectuadas de forma indebida o en exceso, previo requerimiento por parte del afectado.
Por: Diego Sanabria – Socio Director.