Obligaciones laborales en la contratación de un empleado en Colombia

En este documento, se realiza un resumen general de la normativa laboral de Colombia para la contratación de personal local por parte de una empresa en Colombia.

1. DISPOSICIONES LABORALES PERTINENTES

El artículo 127 del Código de Trabajo colombiano señala lo siguiente:

El salario no es solo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino también todo lo que el empleado recibe en dinero o en especie como remuneración directa, en cualquier forma o denominación, por el servicio prestado, incluidos los sueldos extras, las bonificaciones regulares, las horas extraordinarias, el pago por trabajo durante los días de descanso obligatorios y comisiones.

El artículo 128 del Código Laboral de Colombia establece:

Los pagos que no constituyen salario son las sumas que ocasionalmente y por simple generosidad del empleador son percibidas por el empleado, tales como bonificaciones, gratificaciones ocasionales, participación en las utilidades, excedentes de empresas de Economía Solidaria y cantidades que el empleado recibe en efectivo o en especie, no para su beneficio o para aumentar su patrimonio, sino para realizar adecuadamente sus funciones, tales como gastos de entretenimiento y transporte, y suministros de trabajo. Las prestaciones sociales bajo los títulos VIII y IX, así como los beneficios pactados por contrato para no constituir salario, como vacaciones, comidas, hospedaje y bonificaciones navideñas, no se consideran salario.

2. OBLIGACIONES LABORALES DE LA CONTRATACIÓN DE PERSONAL LOCAL POR UNA EMPRESA 

• Pagos a empleados que constituyen salario para propósitos colombianos

Los pagos que constituyen un salario son aquellos que proporcionan una remuneración directa por los servicios (por ejemplo, bonificaciones por productividad, bonificaciones por cumplir con las metas de ventas, bonificaciones por logros, etc.)

 También los pagos habituales pactadas por convención o contractualmente otorgadas por el empleador, en aquellos casos en los que el empleador y sus empleados no hayan celebrado un acuerdo “no salarial” respecto a los mismos.

• Pagos a empleados que no constituyen salario para propósitos colombianos

Los siguientes pagos no constituyen salario:

– Pagos basados en la simple generosidad del empleador y distribuidos ocasionalmente (por ejemplo, primas, bonificaciones y recompensas otorgadas ocasionalmente);

– Pagos de participación en los beneficios;

– Pagos para facilitar la ejecución de las tareas de los empleados (por ejemplo, transporte y suministros de trabajo); y

– Beneficios “extralegales” que se brindan a los empleados de manera permanente en virtud de un contrato “no salarial”. En general, estos beneficios incluyen pagos para alimentación, para educación, primas extralegales y de atención médica prepagada.

 Dichos pagos no salariales pactados también están excluidos de las obligaciones laborales y no deben tenerse en cuenta en el cómputo del pago de la Seguridad Social si no superan el 40% del pago mensual, de lo contrario, la diferencia será la base para el pago de Seguridad Social (Ley 1393 de 2010 Artículo 30). Es importante tener en cuenta que el “acuerdo no salarial” debe ser muy específico y debe ser ejecutado por escrito y firmado tanto por el empleador como por el empleado.

Es necesario señalar que no se mantendrá un convenio entre empleador y empleado sobre pagos no salariales, si los pagos o beneficios aplicables al empleado son retribuciones directas por los servicios prestados, por lo que podrían representar primas regulares por productividad, horas extraordinarias pagos, pago por trabajo en días de descanso obligatorios, comisiones, bonificaciones por el cumplimiento de las metas de ventas marcadas por el empleador, incentivos por cumplir con los plazos comerciales, etc.

Los puntos 2.1.1 a 2.1.4.3 que se enumeran a continuación se aplican solo a los «salarios» y no deben aplicarse a la remuneración no salarial proporcionada al empleado.

2.1.1 Riesgo profesional – (ARL)

El artículo 2 del Decreto 1295 de 1994 establece que la finalidad principal del Sistema General de Riesgos profesionales, entre otros, es proteger a los empleados en caso de incapacidad temporal o permanente resultante de un accidente de trabajo, enfermedad profesional o fallecimiento. De acuerdo con este Decreto, los empleadores deben cubrir los riesgos de los empleados nacionales y extranjeros que sean parte de un contrato de trabajo.

El empleador debe aportar un porcentaje del salario del empleado al sistema de riesgos profesionales. Los porcentajes oscilan entre el 0,522% y el 6,96%, según el nivel de riesgo asignado al trabajo del empleado. Esta contribución solo se aplica al empleador. La base para el cálculo totaliza el salario del empleado hasta 25 salarios mínimos mensuales. Si el empleado gana un salario integral (como se define a continuación), la base totaliza el 70% del salario mensual del empleado hasta 25 salarios mínimos mensuales.

2.1.2 Normativa de Aportes Parafiscales

El pago de los aportes sobre la nómina es una obligación de los empleadores domiciliados en Colombia. La Ley 21 de 1982 dispone que todos los empleadores que contraten a uno o más empleados permanentes deben pagar impuestos sobre la nómina a una tasa del 9% de la nómina mensual total.

En el caso de un salario integral (como se define a continuación), la base de cálculo totaliza el 70% del salario del empleado.

Si una Compañía tiene un empleado de menos de 10 salarios mínimos ($ 8,778,020 para el año 2020), el empleador no pagará el 5% de las contribuciones de nómina.

2.1.3 Beneficios por Prestaciones sociales

a) Cesantía: Durante la vigencia del contrato de trabajo y al término del contrato de trabajo, las cesantías consisten en un mes de salario por año de trabajo (con base en el salario del último mes, siempre que no se haya modificado durante los últimos tres meses). Si se modificó el salario, se toma en cuenta el salario promedio de los últimos 12 meses para determinar la cesantía anual.

Este pago tiene que ser depositado en una cuenta del fondo de cesantía seleccionada por el empleado para su beneficio. Los depósitos deben realizarse antes del 15 de febrero del año siguiente al que corresponda la cesantía. Por ejemplo, la cesantía para 2020 debe depositarse antes del 15 de febrero de 2021.

b) Intereses de cesantías: Cada año se devengan intereses que ascienden al 12% del saldo adeudado de cesantía al 31 de diciembre. Dichos intereses se pagan directamente al empleado en enero del año siguiente o en forma proporcional al término del contrato de trabajo.

c) Prima Legal: la prima por servicio consiste en el salario de un mes por año, la mitad del cual se paga en junio y la otra mitad en diciembre. La prima es proporcional al tiempo trabajado durante un semestre calendario.

d) Vacaciones: Las vacaciones constan de 15 días hábiles por año o en proporción del tiempo trabajado.

2.1.4 Sistema General de Seguridad Social 

Todos los empleados en Colombia, sean nacionales o extranjeros, deben estar inscritos en el Sistema de Seguridad Social. El Sistema de Seguridad Social brinda beneficios al asegurado y sus dependientes en caso de accidentes de trabajo, enfermedad, jubilación, pensión de vejez y fallecimiento.

Actualmente están vigentes las siguientes cotizaciones sociales:

2.1.4.1 Sistema General de Salud

La normativa de la Seguridad Social establece que todos los habitantes del país deben estar afiliados al Sistema de Salud. Las cotizaciones garantizan el plan de salud obligatorio para el empleado y algunos miembros de su familia.

El aporte de salud asciende al 12,5% del salario mensual percibido. En todo caso, el salario base totalizará al menos un salario mínimo mensual. El salario base máximo asciende a 25 salarios mínimos mensuales.

Para los empleados con salario integral, la base de cálculo totalizará el 70% del salario hasta 25 salarios mínimos mensuales.

Del total del aporte, 2/3 lo asume el empleador (8,5% del salario mensual) y 1/3 lo asume el empleado (4% del salario mensual).

Si una Compañía tiene un empleado de menos de 10 salarios mínimos ($ 8,778,020 para el año 2020), el empleador no pagará el 8.5%.

2.1.4.2 Aportes al Fondo de Pensiones

Generalmente, todos los trabajadores deben estar afiliados al plan de pensiones obligatorio.

Un empleado extranjero podría afiliarse al sistema de pensiones de forma voluntaria si mantiene un fondo de pensiones en su país de origen. Es decir, no es obligatorio que cotice a la pensión si mantiene un fondo de pensión en su país.

Los aportes al Fondo de Pensiones para el año 2020 es de 16% del salario base del empleado. El empleado asume un aporte del 4% de su salario base y el empleador asume un aporte del 12% del salario base del empleado.

Los aportes para los empleados con salario integral se basan en el 70% del salario hasta 25 salarios mínimos mensuales. Asimismo, la base de cálculo de los empleados que perciban un salario ordinario no podrá exceder los 25 salarios mínimos mensuales.

2.1.4.3 Aportes al Fondo de Solidaridad Pensional

Los aportes al Fondo de Solidaridad Pensional corresponden al 1% del salario base de un empleado y deben ser pagadas por los empleados que devengan más de cuatro salarios mínimos mensuales (SLMV). Un empleado que gana 16 SLMV o más tiene que pagar una contribución adicional que oscila entre el 0,2% y el 1% de su salario. Estas contribuciones son responsabilidad completa del empleado y no están sujetas a impuestos.

3. TIPOS DE REMUNERACIONES LABORALES VIGENTES EN COLOMBIA

Un empleado puede recibir dos tipos de salarios en Colombia.

Salario Ordinario: Un empleado que recibe un salario ordinario tiene derecho a recibir, además de un salario mensual fijo o variable, los siguientes beneficios: cesantías, intereses a las cesantías, prima de servicios y pago de vacaciones.

Salario Integral: Cuando un empleado devenga un salario superior a 10 veces el salario mínimo mensual, podrá acordar con el empleador recibir un salario integral, el cual no podrá ser inferior a 10 salarios mínimos mensuales más un factor de carga prestacional que no sea menor del 30% del salario del empleado (el salario mínimo integral para el año 2020 es de $11.411.426). El factor prestacional del 30% cubre las cesantías, los intereses de la cesantía y la prima de servicios. El factor prestacional no cubre el pago de vacaciones.

4. IMPUESTOS SOBRE EL PAGO DE LA REMUNERACIÓN 

• Retención de impuestos sobre pagos laborales

Todos los empleadores colombianos deben aplicar retenciones en origen sobre los pagos derivados de una relación laboral; la tasa de esta retención variará desde el 0% hasta el 39% dependiendo del monto del salario del empleado. En este punto, la normativa colombiana permite disminuir la base de retención con algunos conceptos; entre otros podemos mencionar: pagos indirectos, pagos por alimentación, aportes a fondos de pensiones, aportes a fondos de Salud, pagos por intereses pagados por créditos hipotecarios, entre otros.

5. COSTO MENSUAL DE UNA EMPRESA EN LA CONTRATACIÓN DE UN EMPLEADO CON SALARIO ORDINARIO

A continuación, se detalla el costo mensual a incurrir por la empresa en la contratación de un empleado con salarios ordinario.

F = Salario * 1,3835% y/o 1.5185% (si el empleado devenga más de 10SMLV)