Efectos tributarios y contables del contrato de mandato cuando se perciben ingresos por cuenta de un tercero

Efectos tributarios y contables del contrato de mandato cuando se perciben ingresos por cuenta de un tercero 

1. Naturaleza jurídica del contrato de mandato.

La figura del mandato está consagrada en el artículo 2142 del Código Civil que lo define como:

«(…) un contrato en que una persona confía la gestión de uno o más negocios a otra, que se hace cargo de ellos por cuenta y riesgo de la primera.

La persona que concede el encargo se llamará comitente o mandante, y la que lo acepta apoderado, procurador, y en general, mandatario.«

A su turno, el artículo 1262 del Código de Comercio dispone:

«El mandato comercial es un contrato por el cual una parte se obliga a celebrar o ejecutar uno o más actos de comercio por cuenta de otra.

El mandato puede conllevar o no la representación del mandante (…)«

Como puede verse, cuando una persona ejecuta actos por cuenta de otra, la figura jurídica que regula esta actividad, se denomina mandato.

De acuerdo con el artículo 2177 del Código: Civil «el mandatario puede, en el ejercicio de su cargo, contratar a su propio nombre o al del mandante; si contrata a su propio nombre no obliga respecto de terceros al mandante.»

Al tenor de la legislación vigente, el contrato de mandato puede conllevar o no la representación del mandante. Esto significa, que si el mandatario obra a nombre propio, pero por cuenta de su contratante, estaremos ante la presencia de un mandato sin representación, al paso que si el contratista o mandatario obra a nombre y por cuenta de quien encarga la gestión, se tratará de un mandato con representación.

Al respecto, la Corte Suprema de Justicia ha dicho:

«(…) en el caso del mandato sin representación, el mandante no tiene derecho ni acción alguna contra los terceros que han contratado con su mandatario (…)» (C.S.J. Cas. Civil. Sentencia junio 16/87)

2. Aspectos tributarios del contrato de mandato. 

2.1. Impuesto sobre las ventas 

En virtud de las normas que regulan el contrato de mandato[1], el mandatario deberá facturar el IVA atendiendo las calidades tributarias del mandante.

Finalmente, el mandatario deberá emitir una certificación al mandante firmada por contador o revisor fiscal, en la cual se indiquen los ingresos recibidos por cuenta de éste, tal y como lo indica el artículo 3 del Decreto 1514 de 1998.

2.2. Retención en la fuente 

Cuando el mandatario facture a los clientes, en el evento que éstos sean agentes de retención, deberán practicar las retenciones a que haya lugar en el momento que realicen el pago o abono en cuenta de la factura emitida.

Así las cosas, es importante que en la factura que se emita se indique el beneficiario del pago. Adicionalmente, es importante que se entregue copia del RUT de este (cuando el cliente sea una persona jurídica), para que el pagador (cliente) sepa que retenciones debe practicar, con base en las calidades tributarias de la empresa de transporte.

Lo anterior, con el fin de que el agente de retención emita los correspondientes certificados (Renta, IVA e ICA) a nombre del mandante, bajo el entendido que el mandatario está recibiendo ingresos por cuenta de éste.

2.3. Impuesto de industria y comercio 

El mandatario deberá declarar este tributo sobre los ingresos propios. Los ingresos recibidos (pasivo) por cuenta del mandante, serán declarador por éste, de conformidad con la información que le suministre el mandatario en la certificación que debe entregarle.

2.4 Medios Magnéticos 

El mandatario deberá reportar a cada uno de los terceros de los cuales recibió ingresos en nombre del mandante, de acuerdo con lo señalado en las resoluciones emitidas por la DIAN.

2.5. Necesidad de mandato escrito

El Consejo de Estado ha reiterado que los contratos de mandato deben suministrarse por escrito, para facilitar la presentación de la información tributaria (Sentencia 22185 del 14 de noviembre de 2019).

Por lo anterior, como medio de prueba para efectos tributarios, se debe contar con un contrato de mandato escrito.

3. Aspectos contables del contrato de mandato

Registros contables del mandatario

1. En el momento de la emisión de la factura de venta al cliente por los servicios encomendados.

Descripción	Débito	Crédito
Activo	XXXX
Clientes
Pasivo Contrato de mandato Ingresos recibidos para terceros		XXXX

2. En el momento de la emisión de la factura de venta por los ingresos propios.

Descripción	Débito	Crédito
Activo	XXXX
Cuentas por cobrar Comerciales
Ingreso Ingresos por comisión en contrato de mandato		XXXX

3. Registro de las facturas por compra y/o servicios de los costos y gastos incurridos en la gestión.

Descripción	Débito	Crédito
Activo	XXXX
Cuentas por cobrar en contrato de mandato
Pasivo Cuentas por  pagar comerciales		XXXX

4. Cuando se trasladan los ingresos al mandante (se descuentan las cuentas por cobrar por pagos realizados:

Descripción	Débito	Crédito
Pasivo Contrato de mandato (Subcuenta) Ingresos recibidos para terceros	XXXX
Activo
Cuentas por cobrar en contrato de mandato		XXXX
Activo Bancos		XXXX

Registros contables del Mandante:

1. Reconocer una cuenta por cobrar al mandatario por los dineros que debe retribuirle a causa de las operaciones del contrato de mandato:

Descripción	Débito	Crédito
Activo	XXXX
Cuentas por Cobrar Contratos de Mandato
Ingreso Ingresos por Actividades Propias		XXXX

2. Reconocimiento de costos y gastos del mandante por la comisión del mandatario:

Descripción	Débito	Crédito
Gasto	XXXX
Comisiones en contratos de mandato
Pasivo Cuentas por pagar en Contratos de Mandato		XXXX

3. Cuando el mandatario transfiera el dinero, el mandante cancela las cuentas por cobrar y por pagar entre las partes.

Descripción	Débito	Crédito
Pasivo	XXXX
Cuenta por pagar en contrato de Mandato
Activo Cuentas por cobrar contrato de mandato		XXXX
Activo Bancos		XXXX

[1] Artículo 29 del Decreto 3050 de 1997 y artículo 3 del Decreto 1514 de 1998.